Clase 12 - Sistemas de planeamiento

 Sistema de planeamiento y control

Planeación: La planeación es algo que se hace antes de efectuar una acción. Es una "toma anticipada de decisiones". 

Sistema de planeamiento: Sistema que canaliza y potencia el proceso de generación, desarrollo, aplicación y control de planes, asegurando consistencia y efectividad.

Factores que atentan contra la gestión de planeamiento

Factores externos:

• “No se puede planificar”
• “No se puede hacer un pronóstico mensual”
• “No es aplicable en nuestro país”

Factores internos:

• “En esta empresa no va a funcionar”
• “No sirve para nada”
• “Es un dibujo”
• “Lo hacemos para cumplir con las directivas gerenciales”

Análisis de contexto --> Turbulencia

• Inestabilidad
• Estancamiento
• Declinación de mercados
• Presión social
• Presión tributaria y fiscal
• Presión del cambio tecnológico

Planificador profesional

Según Ackoff:

El papel del planificador profesional en la planeación interactiva no es preparar planes para los demás, sino alentarlos para que planeen eficientemente por ellos mismos.

Estrategia: conjunto integrado de acciones diseñadas para obtener una ventaja competitiva sustentable.

¿De qué hablamos cuando decimos estrategia?

1) Visión estratégica : que quiero ser cuando sea “grande”?

2) Posicionamiento: que soy para el cliente? Impulsores de posicionamiento. Ventajas competitivas.

3) Plan: como alcanzar la visión en un plazo dado, con el posicionamiento deseado.

4) Comportamiento compartido: Estrategia explícita, comunicada y motivada.

Fuerzas competitivas de Porter

Fuente: https://dircomfidencial.com/diccionario/5-fuerzas-porter-20161109-1320/

Planeamiento estratégico

Es el proceso mediante el cual, a partir del análisis estructural y el pensamiento creativo, la empresa desarrolla una estrategia competitiva.

¿POR QUÉ PLANIFICAR?

La turbulencia por definición es irregular, cambiante, errática, pero profundizando sus causas puede ser analizada, pronosticada y administrada.

Peter Drucker

Presupuestos

Importancia:

• Genera una conducta anticipativa
• Permite planear las utilidades y la política de dividendos
• Constituye una guía clara y práctica para todos los niveles de la Compañía
• Permite dar coherencia a los planes sectoriales dentro de la estrategia global de la Compañía.

Requerimientos

• Integración de datos
• Sensibilidad / Simulación
• Manejo de variables físicas
• Manejo de fórmulas
• Multi-dimensión
• Accesible por todos los centros de costos

Control de Gestión

Meta y objetivos del Control de Gestión

Generar información clave para la evaluación de la gestión y para la mejora continua de toda la empresa generando información clave para la dirección y gerenciamiento de la empresa a todo nivel. 

No se puede controlar...

• Lo que no se conoce
• Lo que no se planifica
• Lo que no está bajo mi control

• Diferenciar variables controlables de las no controlables
• Pero la planificación debe estar bajo las controlables

Clase 11 - Sistemas de información

 La organización como un sistema

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen como resultado algo superior y distinto a la simple agregación de los elementos.

Modelo de sistemas

Principios de un sistema

1. Subsidiariedad

2. Interacción

3. Determinismo

4. Equifinalidad

Características

1. Estabilidad (Homeostasis)

2. Adaptabilidad

3. Eficiencia

4. Sinergia

Enfoque de sistemas

El enfoque de sistemas implica tener un concepto del “todo” mientras se analizan sus partes componentes.

“El hecho de que los sistemas que nos rodean sean sistemas o que sólo se perciban como tales no tiene mayor importancia. En forma universal, el hombre piensa en términos jerárquicos (problemas y subproblemas) como una manera de reducir su mundo complejo a entidades más fáciles de abarcar para su mente. Si los sistemas no existieran, sería imprescindible inventarlos”. (James Emery)

La organización como sistema social

Las organizaciones es un sistema social, que adopta una estructura determinada para su interacción dinámica con otras organización que forman su entorno (clientes, proveedores, competidores, gobierno, entre otros).

Análisis de la estructura

Es el estudio en que se dividen las tareas en una organización, la asignación de funciones y responsabilidades entre sus miembros y las relaciones jerárquicas entre los mismos.

Análisis de los sistemas

Se interesa en el diseño de los canales de comunicación que forman la red de información que vincula a los distintos sectores de la organización, así como también, de la definición y normalización de los procesos administrativos.

Sistemas administrativos

El conjunto integrado de procedimientos que se necesitan para desarrollar las actividades organizacionales básicas, generando información para el control de los resultados obtenidos.

Componentes de los Sistemas Administrativos

1. Conjunto de Procedimientos

2. Personas

3. Sistema de Información

4. Recursos

Sistemas Administrativos Eficientes: El Sistema Administrativo es responsable tanto de los pequeños actos cotidianos y rutinarios, así como de favorecer y alentar uno de los objetivos más abstractos de una organización, como su desarrollo.

Un buen sistema administrativo tendrá como requisito:

1. Una secuencia de operaciones claramente determinada conocida por los integrantes de la organización.

2. El diseño de la secuencia de operaciones debe contemplar las pautas de control interno establecidas por la organización.

3. Todo sistema requiere de actualizaciones y ajustes permanentes, a fin de incorporarle mejoras o ajustarlos a las nuevas necesidades.

Sistemas Administrativos y Sistemas de Información

El Sistema de Información, es un subsistema del Sistema Administrativo, y su responsabilidad primaria es la de hacer fluir por toda la organización la información necesaria para que cada componente pueda realizar sus actividades y tomar sus decisiones.

Sistema de información

El conjunto de partes interrelacionadas que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar las decisiones y el control de la organización.

Concepto de dato: Es un conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos y acontecimientos, así como también sus atributos y características.

Concepto de información: Es el significado que una persona u organización le asigna a un dato.

Concepto de conocimiento: Es todo lo que llegamos a crear y valorar a partir de la información significativa que disponemos, mediante el agregado de experiencia, entendimiento, y sabiduría

propios.

Gestión del conocimiento

El proceso formal dirigido a generar, transmitir y usar el conocimiento existente en una organización.

Información en la organización

Es fundamental para la obtención de objetivos de corto, mediano y largo plazo; a tal punto que se ha convertido en un recurso corporativo más.

Información eficiente

1. Economía

2. Oportunidad

3. Utilidad

4. Comparabilidad

5. Flexibilidad

6. Claridad

7. Confiabilidad

Toma de decisiones

Es el proceso por el cual una persona u organización elige una opción entre varias disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial.

Elementos

1. Comprensión del problema

2. Definición de los condicionantes

3. Obtención de la solución (decisión)

4. Ejecución

5. Retroalimentación

Ingredientes

1. Información

2. Conocimiento

3. Experiencia

4. Análisis

5. Juicio / Sentido Común

Sistemas de información

Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones.

Funciones

1. Recolección

2. Clasificación

3. Compresión

4. Almacenamiento

5. Recuperación

6. Procesamiento

7. Transmisión

8. Exhibición

Tipos de sistemas

1. Sistemas Administrativos y/o Transaccionales

2. Sistemas Apoyo a la toma de Decisiones

3. Sistemas de Planeamiento y Control de Gestión

Desarrollo de sistemas

Las etapas análisis diseño y desarrollo de un sistema de información son:

1. Identificación de problemas y/o oportunidades

2. Determinación de los requerimientos de información (usuario)

3. Análisis de las necesidades del sistema (recursos)

4. Diseño del sistema recomendado

5. Desarrollo del sistema

6. Prueba del sistema

7. Implementación del sistema

8. Mantenimiento y Control

Existen otras metodologías para el diseño de un Sistemas de Información:

• Ciclo de Vida.

• Mejora Continua.

• Reingeniería.

A. ETAPAS DEL CICLO DE VIDA

1. Estudio Preliminar

2. Análisis

3. Diseño y Desarrollo del Sistema

4. Implementación

5. Operación

6. Mantenimiento y Control

B. Mejora continua

La mejora continua es una metodología para mejorar productos o servicios, en concordancia con las necesidades y expectativas que los clientes tienen de ellos.

C. Reingeniería

La reingeniería se plantea repensar y rehacer los procesos de una organización en función de dos argumentos centrales:

1. Pro-acción, la razón fundamental del porqué queremos o debemos cambiar

2. Pro-visión, el objetivo que estamos buscando con el cambio