La organización como un sistema
Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen como resultado algo superior y distinto a la simple agregación de los elementos.
Modelo de sistemas
Principios de un sistema
1. Subsidiariedad
2. Interacción
3. Determinismo
4. Equifinalidad
Características
1. Estabilidad (Homeostasis)
2. Adaptabilidad
3. Eficiencia
4. Sinergia
Enfoque de sistemas
El enfoque de sistemas implica tener un concepto del “todo” mientras se analizan sus partes componentes.
“El hecho de que los sistemas que nos rodean sean sistemas o que sólo se perciban como tales no tiene mayor importancia. En forma universal, el hombre piensa en términos jerárquicos (problemas y subproblemas) como una manera de reducir su mundo complejo a entidades más fáciles de abarcar para su mente. Si los sistemas no existieran, sería imprescindible inventarlos”. (James Emery)
La organización como sistema social
Las organizaciones es un sistema social, que adopta una estructura determinada para su interacción dinámica con otras organización que forman su entorno (clientes, proveedores, competidores, gobierno, entre otros).
Análisis de la estructura
Es el estudio en que se dividen las tareas en una organización, la asignación de funciones y responsabilidades entre sus miembros y las relaciones jerárquicas entre los mismos.
Análisis de los sistemas
Se interesa en el diseño de los canales de comunicación que forman la red de información que vincula a los distintos sectores de la organización, así como también, de la definición y normalización de los procesos administrativos.
Sistemas administrativos
El conjunto integrado de procedimientos que se necesitan para desarrollar las actividades organizacionales básicas, generando información para el control de los resultados obtenidos.
Componentes de los Sistemas Administrativos
1. Conjunto de Procedimientos
2. Personas
3. Sistema de Información
4. Recursos
Sistemas Administrativos Eficientes: El Sistema Administrativo es responsable tanto de los pequeños actos cotidianos y rutinarios, así como de favorecer y alentar uno de los objetivos más abstractos de una organización, como su desarrollo.
Un buen sistema administrativo tendrá como requisito:
1. Una secuencia de operaciones claramente determinada conocida por los integrantes de la organización.
2. El diseño de la secuencia de operaciones debe contemplar las pautas de control interno establecidas por la organización.
3. Todo sistema requiere de actualizaciones y ajustes permanentes, a fin de incorporarle mejoras o ajustarlos a las nuevas necesidades.
Sistemas Administrativos y Sistemas de Información
El Sistema de Información, es un subsistema del Sistema Administrativo, y su responsabilidad primaria es la de hacer fluir por toda la organización la información necesaria para que cada componente pueda realizar sus actividades y tomar sus decisiones.
Sistema de información
El conjunto de partes interrelacionadas que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar las decisiones y el control de la organización.
Concepto de dato: Es un conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos y acontecimientos, así como también sus atributos y características.
Concepto de información: Es el significado que una persona u organización le asigna a un dato.
Concepto de conocimiento: Es todo lo que llegamos a crear y valorar a partir de la información significativa que disponemos, mediante el agregado de experiencia, entendimiento, y sabiduría
propios.
Gestión del conocimiento
El proceso formal dirigido a generar, transmitir y usar el conocimiento existente en una organización.
Información en la organización
Es fundamental para la obtención de objetivos de corto, mediano y largo plazo; a tal punto que se ha convertido en un recurso corporativo más.
Información eficiente
1. Economía
2. Oportunidad
3. Utilidad
4. Comparabilidad
5. Flexibilidad
6. Claridad
7. Confiabilidad
Toma de decisiones
Es el proceso por el cual una persona u organización elige una opción entre varias disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial.
Elementos
1. Comprensión del problema
2. Definición de los condicionantes
3. Obtención de la solución (decisión)
4. Ejecución
5. Retroalimentación
Ingredientes
1. Información
2. Conocimiento
3. Experiencia
4. Análisis
5. Juicio / Sentido Común
Sistemas de información
Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones.
Funciones
1. Recolección
2. Clasificación
3. Compresión
4. Almacenamiento
5. Recuperación
6. Procesamiento
7. Transmisión
8. Exhibición
Tipos de sistemas
1. Sistemas Administrativos y/o Transaccionales
2. Sistemas Apoyo a la toma de Decisiones
3. Sistemas de Planeamiento y Control de Gestión
Desarrollo de sistemas
Las etapas análisis diseño y desarrollo de un sistema de información son:
1. Identificación de problemas y/o oportunidades
2. Determinación de los requerimientos de información (usuario)
3. Análisis de las necesidades del sistema (recursos)
4. Diseño del sistema recomendado
5. Desarrollo del sistema
6. Prueba del sistema
7. Implementación del sistema
8. Mantenimiento y Control
Existen otras metodologías para el diseño de un Sistemas de Información:
• Ciclo de Vida.
• Mejora Continua.
• Reingeniería.
A. ETAPAS DEL CICLO DE VIDA
1. Estudio Preliminar
2. Análisis
3. Diseño y Desarrollo del Sistema
4. Implementación
5. Operación
6. Mantenimiento y Control
B. Mejora continua
La mejora continua es una metodología para mejorar productos o servicios, en concordancia con las necesidades y expectativas que los clientes tienen de ellos.
C. Reingeniería
La reingeniería se plantea repensar y rehacer los procesos de una organización en función de dos argumentos centrales:
1. Pro-acción, la razón fundamental del porqué queremos o debemos cambiar
2. Pro-visión, el objetivo que estamos buscando con el cambio
