Manuales administrativos
1. Introducción
Una de las herramientas que las organizaciones utilizan para formalizar su comportamiento es el uso de Manuales Administrativos, que les permita conocer los objetivos, políticas, estructura y funciones, sistemas y procedimientos para la consecución de sus objetivos.
Definición: El manual (Del lat. manuālis) es el libro en que se compendia lo más sustancial de una materia. (Real Academia Española)
2. Uso de Manuales
El desarrollo e implementación de manuales administrativos permite constituir un sistema administrativo confiable, coherente y acorde con el propósito que requiere toda organización moderna.
Por el contrario, aquellas organizaciones que no utilizan manuales, formalizan el comportamiento a partir de la emisión de comunicaciones, instrucciones o comunicados internos. Los mismos al no encontrarse dentro de un cuerpo orgánico pueden contradecir resoluciones tomadas con anterioridad, dejar vacíos normativos, entre otros, y sobre todo dificultar el conocimiento de la totalidad de disposiciones que rige la vida de la organización.
3. Ventajas
2. Formaliza la estructura, las políticas, y las normas y procedimientos de la organización, que pasan a ser de conocimiento obligatorio por parte de todos los integrantes.
3. Formaliza el funcionamiento de la organización en su conjunto; eliminando o reduciendo la improvisación en el desarrollo de las tareas.
4. Aumenta la calidad, rapidez y seguridad en la toma de decisiones, eliminando los errores y las falsas interpretaciones.
5. Aumenta la eficacia del control en lo que respecta a las distintas prácticas laborales, ya sea ésta operativa o administrativa.
6. Permite una comunicación eficiente al uniformar el lenguaje, los criterios y la terminología dentro de la organización.
7. Contribuye a mejorar la eficiencia operacional, al permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos en la ejecución del trabajo.
8. Mejora el comportamiento organizacional de los empleados en la organización, al permitir que el personal clarifique sus expectativas acerca de su trabajo, lo que aumenta su disposición para asumir sus responsabilidades.
9. Permiten la continuidad y coherencia en los procedimientos y normas que rigen a la organización.
10. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
11. Sistematiza una metodología para la aprobación de modificaciones en la estructura y en los procedimientos de una organización, como así también su publicación, vigencia y alcance de las mismas.
4. Desventajas
1. Su aplicación produce serios
inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
2. El uso indebido puede
contribuir a “burocratizar” las tareas operativas,
restándole eficiencia a las operaciones.
3. Los manuales deben ser actualizados periódicamente
para evitar que pierdan efectividad.
4. Su lenguaje y desarrollo debe ser comprendido por
todos los individuos de la organización.
5. Respecto de su contenido, si los mismos son muy
sintéticos carecen de utilidad práctica, por el contrario si
son excesivamente detallados se vuelven engorrosos y
complicados en su utilización.
6. Los manuales suelen incluir solo aspectos formales de la
organización, dejando de lado aquellos aspectos
informales que pueden afectar el desarrollo de las
operaciones descriptas.
7. El proceso de elaboración y actualización de los
manuales tiene un costo, que suele ser elevado y
generalmente las organizaciones no cuentan con los
recursos suficientes para invertir en su implementación.
5. Clasificación de Manuales Administrativos
Existen distintos tipos de manuales, ya que los mismos surgen de las necesidades y características de cada organización, sea esta pública o privada; y a su vez los mismos pueden abarcar totalidad de la misma, una dirección, una gerencia, un área o departamento, una oficina o sección.
De acuerdo al a clasificación realizada por Saroka y Gaitan, los manuales administrativos pueden clasificarse en:
6. Partes Componentes de un Manual
El manual debe ofrecer la información completa sobre los asuntos por los cuales nació la necesidad de su elaboración. En este sentido, un manual administrativo deberá contar con las siguientes partes o secciones:
- Carátula o Portada: es la cubierta exterior del manual, allí consta el nombre y tipo del manual, su sigla, el responsable de su aplicación, el lugar y la fecha de edición del mismo y su vigencia.
- Presentación: se desarrollará una explicación clara concisa de los objetivos del manual, puede incluir una carta de recomendación de la más alta autoridad de la organización.
- Índice General: se detallarán los títulos y subtítulos, los que pueden estar divididos en capítulos, que conforman el manual y el número de página donde está editado, el mismo seguirá un ordenamiento numérico en función de la estructuración del documento.
- Cuerpo principal: contiene todos aquellos elementos que conforman el manual propiamente dicho; serán objeto de consulta y análisis por parte de los integrantes de la organización.
Esta última sección pueden incluir los siguientes apartados:
o Introducción: se explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los capítulos siguientes.
o Objetivos: En el mismo se detallará el propósito que se pretende lograr con la implementación del manual
o Alcance: se incluirán los sectores que se encuentran alcanzados por la aplicación del manual.
o Instrucciones para el uso del manual: En el acápite se explicará el modo de utilización del manual, la forma de ubicar los temas y de realizar las consultas.
o Desarrollo: Aquí se plasmará el manual propiamente dicho. Se encontrarán en cada uno de sus capítulos: las funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. de la organización, dependiendo del tipo de manual de que se trate.
7. Elaboración de un Manual
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, dentro de la organización, que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información dentro de ella. En este sentido, la tarea de elaborar manuales presupone la exigencia de mantener informado a todos los miembros de la organización, como así también ser un valioso instrumento para el desarrollo organizacional, la toma de decisiones y la obtención de las metas o logros de la organización.
8. El Manual como medio de comunicación
El hecho de utilizar manuales permite mantener informado al personal del funcionamiento administrativo de la organización, mediante la explicitación escrita y permanente de la estructura, procedimientos y políticas; y de su correspondiente actualización.
En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, tiene como propósito apoyar el funcionamiento administrativo de la organización.
El desarrollo y avance tecnológico ha permitido a algunas organizaciones implementar una red privada de internet, denominada intranet, con el fin de compartir entre todos los miembros de la organización parte de sus sistemas de información y de sus sistemas operacionales. Como simple explicación podemos decir que la intranet es el lugar común donde poner toda la información que pueda necesitar cualquier integrante de la organización, para la realización de sus funciones.
Entonces los manuales administrativos son el conjunto de documentos, bajo la forma de libro, que contiene ordenada y sistémicamente toda la información referente al objetivo, políticas, estructura, funciones y procedimientos de una organización, constituyéndose en un instrumento de apoyo administrativo de la gestión de la organización.
