La gerencia (Peter Drucker)
1. Lo que hemos aprendido:
a. El diseño y la estructura de la organización requiere reflexión, análisis y un enfoque sistemático.
b. Identificar y analizar los elementos constitutivos de la organización –es decir las actividades que deben abarcarse en la estructura final, y que a su vez sostienen la “carga estructural” del edificio definitivo llamado Organización.
c. “La estructura se subordina a la estrategia”
2. Hay que evitar las siguientes discusiones:
a. La tarea como eje o la persona como eje, en el diseño de cargos. La estructura y el diseño de cargo deben centrarse en la tarea.
b. La estructura jerárquica vs la organización de forma libre. La forma y la estructura de una organización se ajusta a lo que deseamos.
c. Todas estas discusiones reflejan la creencia de que debe existir una respuesta definitiva. La respuesta acertada reside en la estructura –sea ella la que fuere- que permite el desempeño y el aporte de la gente.
3. Actividades fundamentales
Se agrupan en:
1. Productoras de Resultados: Actividades que producen resultados, mensurables que pueden relacionarse directa o indirectamente con los resultados y desempeño de la empresa. Se clasifican en:
A) Actividades que aportan ingresos en forma directa, por ejemplo, toda las actividades de venta (la administración ventas, el pronóstico de ventas, la investigación de mercado, etc.)
B) Actividades que contribuyen a los resultados en forma indirecta. La producción es típica de esta actividad.
C) Actividades de información, si bien aportan un “producto acabado”, es necesaria para la toma de decisiones en la organización
2. De Apoyo: no producen resultados, y originan resultados sólo gracias al uso que realizan de su “producto” otros componentes de la empresa. Se incluyen entre ellas las actividades de conciencia, las que fijan normas, crean visión y exigen excelencia para alcanzar un determinado nivel.
3. De Higiene y Atención Interna: No tiene relación directa o indirecta con los resultados de la empresa. Incluye desde el departamento medico hasta el personal de limpieza. No contribuyen directamente a los resultados y el rendimiento de la empresa.
4. De dirección: Actividades que son de carácter distintivo a cualquiera de las anteriores.
Para situar a las unidades estructurales que forman la organización se requieren dos elementos suplementarios de trabajo:
- Análisis de las decisiones: Para situar la autoridad y la responsabilidad de distintas clases de decisiones es necesario ante todo clasificarlas de acuerdo con el tipo y el carácter.
1. El grado de futurabilidad de la decisión.
2. La influencia que una decisión ejerce sobre otras funciones, sobre otras áreas, sobre la totalidad de la empresa.
3. El número de factores cualitativos que participan de la misma.
4. Que muestren una recurrencia periódica o que sean raras o
incluso únicas.
- Análisis de las relaciones: La regla es reducir al mínimo las relaciones, pero de tal modo que cada una cuente.
4. Síntomas de una organización defectuosa
- Multiplicación del número de niveles administrativos.
- Repetición de los problemas organizativos
- Exceso de reuniones con asistencia de elevado número de personas
- “Organicitis”
5. Especificaciones de diseño
Las Especificaciones de diseño son: