Para conocer y analizar una organización y producir mejoras en su funcionamiento es imprescindible determinar claramente los procesos y procedimientos que la componen y sus características principales. En otras palabras, es necesario conocer en forma precisa qué procesos se desarrollan en la organización, diferenciando entre aquellos que contribuyen directamente a cumplir su misión y objetivos y los que apoyan y facilitan a los primeros.
Este enfoque permite identificar el producto de las organizaciones (qué hacen), visualizar el destinatario de los bienes/servicios (para quién) y facilita el análisis de los procesos/procedimientos (cómo se hacen).
¿Qué es un Proceso?
Es todo conjunto articulado de procedimientos que agregan valor a los insumos que se llevan a cabo para obtener un resultado esperado.
El resultado de un proceso es un producto o servicio (intermedio o final) producido para ser entregado a alguien que lo usará o transformará.
Tipos de procesos:
A. Procesos sustantivos o primarios: Son todos aquellos que conducen necesariamente al cumplimiento de los objetivos o finalidad de la organización.
B. Procesos de apoyo, secundarios o administrativos: aseguran que los objetivos de los procesos primarios se cumplan.
C. Procesos de gestión: Son los referidos a la organización vista como un conjunto de procesos interrelacionados por un mismo objetivo o misión.
¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento es el conjunto de actividades que se relacionan con la finalidad de cumplir con un objetivo parcial del proceso (comúnmente a corto plazo), que se sigue repetidamente (por ejemplo, el procedimiento de contratación de personal o liquidación de haberes).
Un procedimiento se caracteriza por tener la siguiente configuración:
- Un principio y un fin, es decir inicia con determinada tarea o evento y finaliza en otro, fijando así las responsabilidades en la ejecución del trabajo;
- Una ejecución de las tareas siguiendo un orden, es decir una secuencia lógica;
- Un resultado esperado (producto o servicio), dirigido a los destinatarios del producto o servicio;
- Supone distintos actores intervinientes en el procedimiento. Son todos aquellos que aportan su trabajo personal o en equipo, los materiales o la información;
- Información que es producida por cada tarea y que al mismo tiempo es necesaria para su desarrollo.
¿Qué es una Actividad?
Se refiere al conjunto de tareas que son necesarias establecer y ejecutar, a los fines de satisfacer parcialmente los requerimientos de un procedimiento.
¿Qué es una Tarea?
Se refiere a la ejecución de un determinado trabajo.
¿Qué es un Manual de Procedimiento?
Los manuales de procedimientos son instrumentos que establecen formalmente los mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas.
En ellos se describen las tareas necesarias que deben desarrollar las áreas, su intervención en las diferentes etapas del procedimiento, sus responsabilidades y formas de participación.
Es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.
Metodología de Análisis de Procedimientos
En este sentido se presentan las etapas necesarias para desarrollar el análisis de los procedimientos:
1. Delimitación del procedimiento
2. Recolección de la Información
3. Análisis de la Información
4. Análisis del Procedimiento
Elementos de un Manual de Procedimientos
En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos de cada organización.
- Identificación
- Índice
- Introducción
- Objetivo(s) del Manual
- Descripción de los procedimientos
