Relación entre estructura y sistema
El éxito en una organización se traduce en un funcionamiento superlativo que permita su crecimiento y supervivencia en el tiempo.
Los factores que determinan el éxito organizacional son:
a) La elección del Producto o Servicio,
b) La inserción en el Mercado,
c) La Tecnología aplicada al proceso productivo,
d) La capacidad Financiera.
- Deben estar dirigidos por un elenco directivo, activo y dinámico. Y son determinantes en dos niveles:
Macro: No existiría producción sin tecnología, ni comercialización sin mercado, ni financiación sin capital.
Micro: El aprovechamiento de los factores depende de las múltiples operaciones que se llevan a cabo en la organización, que éstas se realicen en forma eficiente; y que luego sumadas den el resultado esperado.
Sistema administrativo
Es la función que por medio de un conjunto de procedimientos que prescriben tareas y que incluyen información y decisión, posibilita la obtención de los objetivos de la organización.
Elementos
- Conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y con distintas atribuciones y funciones, que además de las actividades específicas de su nivel y especialidad, captan, procesan, conservan y transmiten información.
- Conjunto de recursos físicos compuesto por edificios, instalaciones, maquinarias, computadoras, materia prima, herramientas, etc.
- La información, la materia prima para la toma de decisiones.
Atributos del Sistema Administrativo
- Se ejecuten en el momento que se necesiten.
- Insuman la menor cantidad de recursos.
- Se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad
- Produzcan información dentro de un alto grado de seguridad.
Funciones del Sistema Administrativo
- Captar, Elaborar, Conservar y Transmitir la información que surja de todas las operaciones rutinarias o no, que se realizan en dentro de la organización.
- Desarrollar a la misma organización, a los individuos que la conforman, y a quienes se vinculan con ella.
- Capacitar y Adaptar a la misma organización en función de las condiciones cambiantes donde se desarrollan.
- Identificar las oportunidades y amenazas del ambiente.
- Permitir que se tomen las decisiones que sean necesarias.
- Mantener y mejorar el desempeño organizacional.
- Transformar el conocimiento en un activo organizacional valioso.
Problemas del Sistema Administrativo:
- Las tareas administrativas pueden repetirse sin aportar elementos positivos al funcionamiento de la organización.
- Cada individuo genera sus propios registros, archivos, tareas y controles en función de su propia “seguridad”.
- Las tareas administrativas son difíciles de ser medidas, ya que están en función de la velocidad intelectual de los individuos que intervienen en el proceso.
- La automatización ha avanzado mucho más en las actividades industriales que en las actividades administrativas.
- La respuesta de la organización en modificar los sistemas administrativos, ante deficiencias, no es inmediata.
Solución: El análisis de sistemas es una función especializada; que conoce los métodos más eficientes a aplicar, que tiene una visión de conjunto, está al tanto de los avances tecnológicos y que puede convertirse en un agente de cambio en la organización.
El analista de estructura analiza todos los problemas inherentes a la distribución de funciones y asignación de responsabilidades.
Definida la estructura cada uno de los componentes de la organización saben qué es lo que deben hacer, pero no cómo y cuándo deben hacerlo.
Se analiza:
1. Forma de cumplir la tarea eficientemente
2. Forma de cumplir la tarea preservando el patrimonio.
3. Distintas formas de trabajo, según sectores, su coordinación y funcionamiento de conjunto.
El análisis de estructuras y de sistemas son dos aspectos que hacen a un mismo fin: proveer una adecuada solución a los problemas de funcionamiento que pueden surgir en una organización.
Los enfoques estructural y de sistemas son complementarios y que tienden, cada uno con métodos y herramientas propios, a lograr la formalización e implementación de una organización eficiente.
El proceso de organización indicaría que la estructura debe ser definida con anterioridad al diseño de los sistemas de información.
No es posible estudiar el fluir de la información entre los sectores, si previamente estos no se ha establecido indicando qué funciones deben cumplir. Esto podría implicar cambios en la estructura antes que la modificación de los sistemas.
