Un cursograma se utiliza para representar gráficamente las rutinas o procedimientos administrativos de una organización, es decir, permite representar sintéticamente la secuencia de acciones que se realizan para satisfacer las distintas finalidades de la organización.
Los cursogramas permiten indicar:
•cuántos formularios se emiten cada vez,
•cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son,
•cómo se distribuyen los formularios y hacia dónde se dirigen,
•qué operaciones se llevan a cabo,
•qué controles se realizan en los procedimientos,
•qué decisiones se toman como consecuencia de los controles, etc.
Los cursogramas permiten evaluar, a través del análisis, dónde existen problemas que afectan al control interno de la organización.
Elementos
Se dibujan columnas que representan cada sector funcional que interviene en el procedimiento. Dentro de cada una de ellas, según corresponda, se grafican símbolos definidos que representan secuencialmente las operaciones y controles que se efectúan, así como también la emisión y distribución de los formularios necesarios para llevar a cabo las actividades.
Técnicas para la diagramación
1. Dirección del diseño: El desplazamiento de las operaciones se deberá realizar en forma descendente (cuando las operaciones se realicen dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma horizontal (cuando la información se traspase de una unidad funcional o columna a otra). Como la determinación de los sectores funcionales se va colocando en columnas comenzando por la izquierda de la hoja a medida que van apareciendo, el desplazamiento tiene una orientación de izquierda a derecha.
2. Ubicación de símbolos: Los símbolos se ubicarán dentro de columnas que representan, cada una, una unidad o sector funcional. Las columnas se separan con rayas, y los símbolos deberán graficarse centrados en cada columna donde se desarrollen las actividades que representan.
3. Líneas de traslado o de toma de información: Se dibujan utilizando líneas rectas continuas o de trazos según corresponda, indicando el sentido con una flecha.
4. Cruce de líneas: En lo posible debe evitarse el cruce de líneas verticales y horizontales.
5. Uniones de líneas secuenciales: Las uniones de líneas de secuencia, tanto de traslado como de toma de información siempre se efectúan en ángulo recto.
6. Entrada y salida de líneas a los símbolos: La entrada de líneas a los símbolos podrá efectuarse por la parte superior o lateral izquierda, y su salida por la parte inferior o lateral derecha.
7. Tabla de ubicaciones: (ver clase 10)
8. Emisión de formularios: Se representa con el signo de operación y a continuación la designación del formulario.
9. Distribución de los ejemplares: Se dibujarán las líneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada grupo de ellos que tenga el mismo destino.
10. Descripción del Procedimiento: Se recomienda realizar un descripción del breve procedimiento en el mismo cursograma que lo representa.
11. Identificación del símbolo conector: Cada vez que sea necesario interrumpir el diseño de un curso de acción para volver a retomarlo en otra parte, se recurre a un símbolo conector, el cual deberá estar identificado con un código de manera que su ubicación en el cursograma sea sencilla.
